Inscripción en el Registro Mercantil: qué es, para qué sirve y cómo llevarla a cabo

La inscripción en el Registro Mercantil es un procedimiento necesario a la hora de constituir una empresa. Para los empresarios individuales es opcional, pero para el resto de las sociedades se trata de un trámite obligatorio. Al llevar a cabo esta inscripción, se revela el nombre de la empresa al público y se le confiere plena capacidad jurídica legal. Además, existen otros tipos de escrituras públicas que también deben registrarse en el Registro Mercantil.

En este artículo desgranamos punto por punto todo lo que necesitas saber a la hora de llevar a cabo la inscripción en el Registro Mercantil: cuál es su finalidad, en qué casos es necesaria, qué consecuencias implica no hacerla, cómo llevarla a cabo, cuál es su coste y algunos ejemplos prácticos para que veas cómo se realiza el procedimiento.

Qué es el Registro Mercantil

El Registro Mercantil es un instrumento que permite documentar hechos concretos relacionados con las actividades mercantiles. Su objetivo es aportar seguridad en las operaciones mercantiles y en la formalización de negocios.

En el Registro Mercantil se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y las sociedades mercantiles, con el objetivo de publicitar los mismos y que puedan ser conocidos por cualquier individuo. Entre otras cosas, se inscriben actos como la creación de sociedades, las aumentos o reducciones de capital, los nombramientos y ceses, los cambios de dirección o propósito de la sociedad y otros eventos cuyo registro en las escrituras públicas puede ser obligatorio o voluntario, según el caso.

Debes tener en cuenta que el Registro Mercantil:

• Existe en todas las capitales de provincia y ciudades.
• Es adinistrado por uno o varios registradores mercantiles.
• Depende de la Dirección General de los Registros y del Notario del Ministerio de Justicia.

¿Qué es la inscripción en el Registro Mercantil y para qué sirve?

La inscripción en el Registro Mercantil deja constancia de un hecho, como puede ser la constitución de una sociedad, y le da publicidad a la misma. Esta inscripción es, por lo general, de carácter obligatorio, salvo en ciertas circunstancias en las que la ley aplicable disponga lo contrario, como es el caso del empresario individual.

¿Cuándo y dónde realizar la inscripción en el Registro Mercantil?

Las empresas, sociedades o entidades obligadas a inscribirse deben tramitar su inscripción en el Registro Mercantil a partir del primer mes desde que se produce el otorgamiento de la escritura pública. Este plazo puede ser ampliado a dos meses en algunos casos, como el de las sociedades mercantiles. Para llevar a cabo esta gestión, los administradores deben consultar cuál de las 52 delegaciones del Registro Mercantil les corresponde.

También hay que tener presente que la inscripción en el Registro Mercantil es un trámite necesario en todos aquellos casos en los que se produzcan situaciones que modifiquen el contenido de los asientos practicados, siempre y cuando este registro sea exigible por la normativa aplicable.

¿En qué casos es obligatoria la inscripción en el Registro Mercantil?

Hay una serie de actos que reben registrarse obligatoriamente en el Registro Mercantil. Los más habituales son:

• La constitución de sociedades anónimas (SA), sociedades de responsabilidad limitada (SL) y sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU).
• La constitución de entidades de seguro: cooperativas de crédito, mutuas y cooperativas de seguros, mutualidades de previsión social…
• La constitución de sociedades de inversión colectiva, agrupaciones de interés económico, cajas de ahorro, fondos de inversión, fondos de pensiones, bancos y otras entidades de crédito.
• La constitución como naviero empresario individual.
• Las reducciones y ampliaciones de capital.
• Las modificaciones en los estatutos de una sociedad.
• Los cambios estructuales, como fusiones, escisiones o absorciones.
• Las disoluciones y las liquidaciones.
• Los nombramientos y ceses de cargos.
• Los poderes.
• Los cambios en el domicilio social.
• Las medidas judiciales de intervención y quiebras.
• Los concursos de acreedores.

¿En qué casos es opcional la inscripción en el Registro Mercantil?

Aunque no es obligatorio, los empresarios individuales también pueden inscribirse en el Registro Mercantil. En este caso, se deben inscribir los siguientes actos:

• La identificación del empresario y su empresa.
• Los poderes generales o especiales, así como su modificación, revocación y sustitución.
• La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales.
• Las declaraciones judiciales que modifiquen la capacidad del empresario individual (por ejemplo, si hubiera sido declarado pródigo).
• El nombramiento para suplir, por causa de incapacidad o incompatibilidad, a quien ostente la guarda o representación legal del empresario individual, si su mención no figurase en la inscripción primera del mismo
• . Las capitulaciones matrimoniales y las resoluciones judiciales dictadas en causa de divorcio, separación o nulidad matrimonial, o procedimientos de incapacitación del empresario individual.
• Los concursos de acreedores.
• La responsabilidad limitada en los términos que les reconoce la ley de emprendedores.

¿Cuáles son las funciones del Registro Mercantil?

El Registro Mercantil tiene una serie de funciones:

• La legalización de los libros de los empresarios, que se realiza mediante la remisión de los libros en soporte informático a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto, siempre que se reúnan los requisitos en materia de firma electrónica avanzada, debiendo contar la firma electrónica con la preceptiva intervención de una entidad prestadora de servicios de certificación.
• El nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.
• El depósito y publicidad de los documentos contables.
• La centralización y publicación de la información registral, que será llevada a cabo por el Registro Mercantil Central en los términos prevenidos por este Reglamento.
• La centralización y la publicación de la información de resoluciones concursales en la forma prevista en el Real Decreto 685/2005, de 10 de junio.

Por su parte, el Registro Mercantil Central se encarga de las siguientes funciones:

El archivo y publicidad de las denominaciones de sociedades y entidades jurídicas.

• La centralización, ordenación y publicidad meramente informativa de los datos que reciba de los Registros Mercantiles territoriales. La publicación del Boletín Oficial del Registro Mercantil.
• La llevanza del Registro relativo a las sociedades y entidades que hayan trasladado su domicilio al extranjero sin pérdida de la nacionalidad española.
• La comunicación a la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas de los datos a que se refiere el artículo 14 del Reglamento CE 2157/2001 del Consejo, de 8 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Sociedad Anónima Europea.

El Registro Mercantil Central no expedirá certificaciones de los datos de su archivo salvo en relación con las razones y denominaciones de las sociedades y demás entidades inscribibles. El Registro Mercantil Central tiene sede en Madrid en C/ Príncipe de Vergara 94, 28006. Madrid. Tfno. 915631252.

Cómo llevar a cabo la inscripcion en el Registro Mercantil

Es importante destacar que es posible realizar la inscripción de una escritura pública de diversas maneras: de manera presencial, mediante correo certificado o mensajería, por fax en situaciones urgentes, o electrónicamente a través del Registro electrónico.

En todos los casos, se requerirá completar la documentación necesaria para solicitar la inscripción, la cual debe ir acompañada de la firma y una copia del DNI o pasaporte. En términos generales, los pasos a seguir son los siguientes:

• Presentar la escritura en la respectiva comunidad autónoma.
• Pagar la provisión de fondos requerida. Completar la solicitud de inscripción específica para el Registro Mercantil de la provincia correspondiente.
• Presentar la escritura junto con toda la documentación necesaria.
• Tras 15 días hábiles, verificar que no existan defectos que impidan la inscripción.
• En tal caso, personarse en las oficinas para retirar la escritura con el recibo de presentación.

¿Qué se necesita para realizar la inscripción?

Para que puedas realizar la inscripción en el Registro Mercantil de forma correcta será necesario que presentas la solicitud de inscripción junto con los siguientes documentos:

• NIF de la sociedad o DNI/NIE del empresario individual, empresario individual naviero o emprendedor de responsabilidad limitada. Será preciso presentar copia de este número de identificación fiscal o del Documento Nacional de Identidad
• Escritura pública. El documento que formaliza la constitución de la sociedad también debe aportarse al proceso de inscripción. En el caso del empresario individual, así como en el del emprendedor de responsabilidad limitada, haría falta la declaración de inscripción al Registrador.
• Modelo 600. Se trata del impreso a través del cual se tramita la liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales (ITP).
• Certificado de sociedad laboral. Solo será necesario en el caso de sociedades estén acreditadas e inscritas en el correspondiente Registro de sociedades laborales.
• Alta en el Censo de Empresarios y Profesionales. Solo se requerirá en el caso del empresario individual y del naviero.
• Modelo 601 de Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, así como la instancia telemática suscrita con la firma electrónica reconocida o notarial, si procede, cuando quien se inscriba en el Registro Mercantil sea un emprendedor de responsabilidad limitada. Solo se requerirá el impreso de liquidación en el caso del empresario individual naviero.

Coste de la inscripción en el Registro Mercantil

Con motivo de la realización de los distintos asientos, legalización de libros, depósitos de documentos contables o nombramientos de auditores o expertos, o de la expedición de notas simples o certificaciones los Registradores mercantiles percibirán los honorarios establecidos en su Arancel y costearán los gastos necesarios para el funcionamiento y conservación de los Registros.

Los honorarios que establece el Arancel varían en función del asiento, cuantía del acto que se inscriba, etc. El Arancel de los Registradores Mercantiles es el aprobado por el Decreto 757/1973 de 29 de marzo. INSTRUCCIÓN de 22 de mayo de 2002, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se convierten a euros los Aranceles de los Notarios y Registradores de la Propiedad y Mercantiles.

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